Documento · PROPUESTA
Línea · SOFTWARE A LA MEDIDA
Vigencia · 30 DÍAS
Una aplicación web de recepción para registrar huéspedes, calcular noches y total a pagar, controlar habitaciones ocupadas, e importar y exportar todo a Excel. Sin planillas sueltas y sin cuentas hechas a mano.
El sistema hace exactamente tres cosas y las hace bien: registra quién está adentro, calcula cuánto debe pagar, y saca la información a Excel cuando alguien la pide.
No es un motor de reservas, no es un canal de venta y no es un sistema contable. Es la herramienta que usa la persona que está en el mostrador cuando alguien llega con la maleta en la mano.
Todo lo que aparece en este documento está dentro del alcance. Lo que no aparece, no está incluido — y la sección de exclusiones lo dice sin rodeos.
Ficha completa del huésped: identificación, si es nacional o extranjero, habitación, fechas y acompañantes. Una sola pantalla, sin campos de adorno.
El sistema cuenta las noches entre la fecha de entrada y la de salida, y las multiplica por la tarifa. El recepcionista no hace la cuenta: la revisa.
Exportar a Excel lo que está en pantalla, con los filtros aplicados. E importar desde Excel para no volver a escribir lo que ya está escrito.
| Campo | Definición y comportamiento | Tipo |
|---|---|---|
| Identificación | ||
| Nombres | Texto libre. Campo separado de los apellidos para poder ordenar y buscar por cualquiera de los dos. | Obligatorio |
| Apellidos | Texto libre. | Obligatorio |
| Tipo de identificación | Lista cerrada: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, PPT, Tarjeta de identidad, NIT. La lista es administrable por el alojamiento. | Obligatorio |
| Número de identificación | Alfanumérico (los pasaportes llevan letras). El sistema alerta si el mismo documento ya tiene una estancia activa, pero no bloquea: un huésped puede volver. | Obligatorio |
| Residencia | Selector de dos opciones: Nacional o Extranjero. Es el campo que separa los reportes y el que la autoridad pregunta primero. | Obligatorio |
| Nacionalidad | Lista de países. Se autocompleta en «Colombia» cuando la residencia es Nacional, y queda editable. | Obligatorio |
| Contacto | ||
| Teléfono | Con indicativo de país. Un solo número por huésped principal. | Obligatorio |
| Correo electrónico | Validación de formato. El sistema no envía correos al huésped — el campo existe para el registro, no para marketing. | Opcional |
| Estancia | ||
| Número de habitación | Se elige de un catálogo de habitaciones configurado al inicio. El sistema avisa si la habitación ya está ocupada en las fechas seleccionadas. | Obligatorio |
| Fecha de entrada | Calendario. No admite fechas posteriores a la de salida. | Obligatorio |
| Fecha de salida | Calendario. Es la salida prevista; se puede editar al momento del check-out real. | Obligatorio |
| Tarifa por noche | Valor en pesos. Se precarga con la tarifa de la habitación y se puede sobrescribir en el registro individual. | Obligatorio |
| Motivo de estancia | Lista: Turismo, Negocios, Tránsito, Evento, Otro. Sirve para el reporte de composición de huéspedes. | Opcional |
| Acompañantes | Filas adicionales dentro del mismo registro, cada una con nombre, apellidos, tipo y número de identificación. Comparten habitación y fechas con el huésped principal. Hasta 8 por estancia. | Opcional |
| Observaciones | Campo libre de 500 caracteres para lo que la recepción necesite anotar. | Opcional |
| Calculados por el sistema | ||
| Noches | Diferencia en días entre entrada y salida. No editable a mano. | Automático |
| Total a pagar | Noches × tarifa por noche. No editable a mano. | Automático |
| Estado | Activo o Registrado salida. Cambia con un botón, nunca se escribe. | Automático |
| Auditoría | Usuario que creó el registro, usuario que lo editó por última vez, y fecha y hora de ambas acciones. | Automático |
Un huésped que entra el 4 de julio y sale el 7 de julio tiene 3 noches, no 4. La noche pertenece a la fecha de entrada, no a la de salida. Es la convención hotelera estándar y es la que queda escrita en el sistema.
4 jul → 5 jul → 6 jul → 7 jul · noches = 3 · total = 3 × tarifa
Si la recepción edita la fecha de salida al momento del check-out real, las noches y el total se recalculan solos y la auditoría deja registro de quién hizo el cambio.
El total es noches × tarifa y nada más. No hay temporadas altas y bajas, no hay descuentos por estancia larga, no hay recargo por salida tardía, no hay tarifa diferencial por número de acompañantes, y no hay impuestos ni propinas sumados al total.
Todo eso son reglas de negocio adicionales. Se pueden construir, se cotizan aparte, y no están incluidas en esta propuesta. Si el alojamiento necesita alguna de ellas, conviene decirlo ahora y no después de la firma.
Cuatro contadores en vivo: huéspedes activos, habitaciones ocupadas, entradas de hoy y salidas de hoy. Se actualizan solos cuando alguien registra o cierra una estancia.
Un solo campo que busca por nombre, apellido, número de identificación o habitación al mismo tiempo. Resultados mientras se escribe.
Por estado, residencia (nacional / extranjero), rango de fechas, habitación y motivo de estancia. Los filtros se combinan y se conservan al exportar.
Dos estados: Activo y Registrado salida. Un botón hace el check-out, congela el total y libera la habitación para el contador de ocupación.
Cualquier campo del registro, con recálculo inmediato de noches y total. Cada edición queda en la bitácora de auditoría con usuario y fecha.
Borrado lógico con confirmación de dos pasos. El registro sale de las listas pero no se destruye: queda recuperable durante 90 días.
La interfaz tiene un interruptor ES / EN en la barra superior. Cambia etiquetas, botones, mensajes de error, encabezados de tabla y los encabezados del archivo de Excel.
No traduce los datos. Si la recepción escribe «Turismo» en el campo de observaciones, en inglés sigue diciendo «Turismo». Traducir contenido escrito por usuarios no está en el alcance.
Un registro es una estancia creada: un huésped principal, sus acompañantes y su cálculo. Los acompañantes no cuentan por separado.
crear estancia = 1 registro · editar = 0 · check-out = 0 · eliminar = 0 · importar 1 fila = 1 registro
Editar, buscar, filtrar, exportar o hacer check-out no consumen cuota. El límite existe para dimensionar el servicio, no para cobrar por usarlo.
Al llegar al 80 % del cupo el sistema envía un aviso al administrador. Nada se bloquea. Si el mes cierra por encima de 2.000 registros, se factura un bloque adicional de 500 registros por $ 50.000 (IVA incluido), únicamente en el mes en que ocurra.
Si el alojamiento supera la cuota dos meses consecutivos, se revisa el plan en lugar de seguir facturando bloques. Cobrar excedentes de forma indefinida a un cliente que creció es un mal negocio para ambos.
El alojamiento es el responsable del tratamiento de los datos de sus huéspedes. SEOMOS actúa como encargado: aloja y procesa la información por instrucción del cliente, no la usa para ningún otro fin y no la comparte con terceros.
El aviso de privacidad, la autorización del titular y el cumplimiento del Registro Nacional de Turismo son responsabilidad del alojamiento. Este software no reemplaza ninguna obligación legal ni constituye asesoría jurídica.
| Servicio adicional | Cuándo aplica | Valor |
|---|---|---|
| Bloque de excedente | 500 registros adicionales, en el mes en que se supere la cuota de 2.000. | $ 50.000IVA incl. · por bloque |
| Cuenta de usuario adicional | A partir del sexto usuario. Se factura con la misma periodicidad del plan. | $ 15.000IVA incl. · por usuario / mes |
| Migración adicional | Archivos de carga inicial más allá del primero, o datos que no vengan en la plantilla del sistema. | $ 250.000IVA incl. · por archivo |
| Desarrollo a la medida | Cualquier función fuera del alcance de este documento. Se cotiza por separado antes de empezar. | $ 120.000IVA incl. · hora |
| Capacitación adicional | Sesiones más allá de la incluida. Máximo 90 minutos, hasta 5 personas. | $ 180.000IVA incl. · sesión |
Los valores se publican con IVA incluido. La base gravable aparece debajo de cada precio porque es sobre esa base que el cliente pagador practica retención en la fuente y ReteICA, cuando aplique. Lo que entra a caja no es el precio de lista.
Esta es la sección más importante del documento. Un alcance que no dice qué queda por fuera no es un alcance.
Nada de lo siguiente está contemplado en los planes de la sección anterior. Todo se puede construir — como desarrollo a la medida, cotizado aparte y con su propio cronograma.
Sin housekeeping, sin minibar, sin restaurante, sin gestión de personal, sin inventario y sin cerraduras electrónicas.
El huésped no reserva desde la web. Solo la recepción crea registros, desde adentro del sistema.
No hay channel manager ni sincronización de disponibilidad con canales externos.
El sistema calcula cuánto se debe. No cobra, no procesa tarjetas y no concilia pagos.
No emite facturas ni se integra con proveedores tecnológicos autorizados. El total calculado se factura por fuera.
El sistema captura y exporta los datos del huésped extranjero. El reporte lo hace el alojamiento; no hay integración con la plataforma de Migración.
La interfaz está diseñada para el computador de recepción, desde 1280 px. Funciona en tableta horizontal, pero no se garantiza celular.
Sin temporadas, sin descuentos por estancia larga, sin recargos, sin tarifa por persona adicional. El total es noches × tarifa.
Hay contadores de ocupación y exportación a Excel. No hay estados financieros, RevPAR ni ADR.
Sin escaneo de pasaportes, sin OCR, sin fotografía del huésped y sin firma en pantalla.
Sin confirmaciones, sin recordatorios y sin encuestas post-estancia.
Es una licencia de uso por suscripción, no una venta de software. Los datos son del alojamiento; el sistema es de SEOMOS.
Lunes a viernes, 8:00 a 18:00 hora Colombia. Fuera de ese horario no hay atención garantizada.
El RNT, la autorización de habeas data y el reporte a las autoridades son obligación del alojamiento. La herramienta ayuda; no responde.
El alojamiento entrega el logo, el catálogo de habitaciones con sus tarifas base, la lista de usuarios con sus correos, y el archivo de Excel de carga inicial si lo hay. Sin esto, el cronómetro no arranca.
Se levanta la instancia, se carga el catálogo de habitaciones, se crean los usuarios y se importa el archivo inicial. Al final de esta etapa el sistema ya tiene datos reales adentro.
La persona que va a usar el sistema todos los días lo prueba con casos reales: un extranjero con pasaporte, una estancia con acompañantes, un check-out con fecha modificada. Se corrigen los ajustes que salgan. Una ronda de observaciones consolidada, incluida.
Sesión de 90 minutos, grabada y entregada. Se entregan credenciales definitivas y el sistema queda operando. Empieza la garantía de 30 días sobre corrección de errores.
Si pasan 3 días hábiles con insumos pendientes, el proyecto se pausa y el cronograma se corre. Sin esta cláusula, la promesa de «5 días hábiles» no se puede sostener.
| Regla | Definición |
|---|---|
| Forma de pago | Plan anual: un pago anticipado antes de la salida a producción. Plan mensual: pago anticipado dentro de los primeros 5 días de cada mes. Sin el primer pago no se agenda implementación. |
| Inicio del cronograma | Los 5 días hábiles se cuentan desde que el alojamiento entrega la totalidad de los insumos de la sección 10, no desde la firma ni desde el pago. |
| Permanencia | Plan anual: 12 meses. Plan mensual: sin permanencia, con aviso de cancelación de 30 días calendario. No hay reembolso parcial del plan anual. |
| Suspensión por mora | A los 10 días calendario de mora el acceso se suspende. Los datos se conservan. A los 60 días de mora, la instancia se da de baja. |
| Rondas de revisión | Una incluida durante la etapa de validación. Una ronda es un documento consolidado de observaciones, no un mensaje de WhatsApp suelto. La segunda se cobra a tarifa hora. |
| Garantía | 30 días calendario desde la salida a producción, sobre corrección de errores. Un error no es un cambio de alcance: si el sistema funciona como está escrito en este documento, no es error. |
| Propiedad | Los datos son del alojamiento y se pueden exportar completos en cualquier momento. El software es de SEOMOS. La suscripción otorga licencia de uso, no propiedad ni acceso al código fuente. |
| Terminación | Al terminar la suscripción, el alojamiento tiene 30 días calendario para exportar la totalidad de su información. Pasado ese plazo los datos se eliminan de forma definitiva. |
| Retenciones | Los precios se publican con IVA incluido. Retefuente y ReteICA las practica el cliente pagador sobre la base gravable. |
| Vigencia de la propuesta | 30 días calendario desde su emisión. Después de esa fecha los valores se recalculan. |
La mayoría de los alojamientos pequeños no necesita un PMS de cincuenta módulos. Necesita saber quién está adentro, hasta cuándo, en qué habitación y cuánto debe — sin abrir tres hojas de cálculo distintas.
Eso es exactamente lo que este sistema hace. Nada más. La sección de exclusiones no es una advertencia: es la razón por la que el precio es este y por la que la entrega toma cinco días y no seis meses.
Si el alojamiento necesita reservas en línea, facturación DIAN o integración con Booking, la conversación es otra y vale la pena tenerla ahora. Este documento cotiza lo que está escrito en él.